Qué documentación hace falta para un concurso de acreedores

Nota. Hold SCC Europa no es un despacho de abogados y esta página no es asesoramiento jurídico. El concurso se solicita ante el juzgado de lo mercantil con abogado y procurador. Lo que aquí se describe es el trabajo económico-financiero previo: reunir, ordenar y contrastar la información con la que después se trabaja.

Por qué la lista es tan larga

Buena parte del trabajo económico de un expediente concursal consiste en llegar a cuatro respuestas que se sostengan: cuánto vale lo que hay, cuánto se debe, a quién y desde cuándo. Ninguna de las cuatro sale de un solo documento. Salen de cruzar varios.

De ahí la extensión de la lista. Un balance recoge lo que refleja la contabilidad. Un extracto bancario recoge lo que ocurrió, y con qué fecha. Un modelo 347 puede sacar a la luz proveedores y clientes que la contabilidad no refleja bien. Cuando las tres fuentes cuadran, la cifra es defendible. Cuando no cuadran, hay un trabajo previo que hacer, y ese trabajo se hace igual antes o después: la diferencia es si se hace con calma o con el expediente ya en marcha.

Esta lista coincide en buena parte con la información que la normativa exige acompañar a la solicitud. Reunirla antes no acelera al juzgado: los plazos del procedimiento no dependen de la empresa. Lo que sí depende de la empresa es no llegar a esa fase pendiente de un extracto que nadie pidió a tiempo.

Bloque 1. Accesos y sistemas

Es el bloque que menos se piensa y el que más días consume. Sin esto, lo demás no se puede ni empezar.

Acceso a los programas de gestión con usuario de máximos permisos. Un usuario de consulta no suele bastar. Un perfil limitado normalmente no permite exportar mayores completos, ni abrir ejercicios cerrados, ni sacar los listados asiento a asiento. Con permisos parciales, el análisis se convierte en exportaciones sueltas que después no casan entre sí.

Certificado digital de la sociedad. Es la llave de la sede electrónica: certificados de deuda, situación de aplazamientos, notificaciones recibidas y modelos presentados. El importe de la deuda con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social varía con el tiempo, así que la cifra utilizable es la que consta certificada y con fecha.

Copias de seguridad íntegras, preservadas y bajo custodia. Importa especialmente si en algún momento se cambió de programa contable. En las migraciones se suele arrastrar el ejercicio en curso y quedarse atrás el anterior, que es justo lo que hace falta mirar. Conviene no depurar, no limpiar y no borrar nada antes de entregarlo.

Quién tiene cada llave. Gestoría, asesor fiscal, informático externo, banca electrónica. Anotar nombre y teléfono de cada uno ahorra días: el cuello de botella casi nunca es el documento, es localizar a quien lo tiene.

Bloque 2. Bancos

Es el bloque más pesado y también el más útil, porque el extracto bancario registra lo que ocurrió y con qué fecha, al margen de cómo se contabilizara después.

Todas las cuentas, incluidas las canceladas. Una cuenta ya cerrada puede contener el préstamo que se refinanció, el aval que se ejecutó o cobros que no llegaron a contabilizarse. Si se cerró dentro del periodo analizado, entra.

Todos los productos, no solo las cuentas corrientes: pólizas de crédito, préstamos, leasing, renting, avales, líneas de descuento, confirming y tarjetas. De cada uno, el contrato y el cuadro de amortización. Son los documentos que fijan el importe pendiente y las garantías asociadas a cada producto.

Movimientos del mayor periodo posible, en Norma 43 o en Excel. La Norma 43, o cuaderno 43, es un formato normalizado de extracto bancario. Si la banca electrónica de la entidad lo ofrece, conviene descargarlo así: se procesa de forma automática, mientras que un extracto en PDF hay que transcribirlo a mano. Conviene además hacerlo cuanto antes, porque la banca electrónica suele limitar el histórico que puede consultarse en línea.

Las últimas comunicaciones de las entidades: revisiones de condiciones, reclamaciones de posiciones deudoras, cartas de vencimiento anticipado.

Los avales y garantías firmados a título personal se anotan aparte. Son información distinta de la de la sociedad y se analizan por separado. Cuando lo que está en juego es la situación personal de quien firmó, el marco es otro y lo tratamos en la web hermana: los avales firmados a título personal se analizan por separado.

Bloque 3. Contable y fiscal

Cuentas anuales y memorias de los últimos ejercicios. Las depositadas y también las formuladas sin depositar, si las hay. La memoria suele contener la información sobre garantías y compromisos que no aparece en el balance.

Balance de sumas y saldos y mayores del ejercicio en curso. Las cuentas anuales son la foto del pasado. El sumas y saldos es la foto de hoy. Los mayores son los que permiten seguir un saldo raro hasta el apunte que lo originó.

Impuesto sobre Sociedades, IVA (modelos 303 y 390), modelo 347 y modelos 111 y 190. Cada uno aporta algo que los demás no dan:

• El 347 declara operaciones con terceros por encima del umbral reglamentario. Es una vía rápida para detectar proveedores y clientes que no están correctamente reflejados en la contabilidad.
• El 390 resume el ejercicio de IVA y permite cuadrar los 303 presentados.
• El 111 y el 190 dan la foto de retenciones: personal, profesionales y arrendamientos.
• El Impuesto sobre Sociedades es la referencia contra la que se contrasta el resultado declarado.

Certificados de deuda y de aplazamientos con la AEAT y con la TGSS. Descargados con el certificado digital y con fecha reciente. Un aplazamiento en curso, uno incumplido y una deuda en vía de apremio no son la misma cosa, y el certificado es lo que permite distinguirlos.

Bloque 4. Societario y laboral

Escritura de constitución, estatutos vigentes, poderes y nota simple actualizada del Registro Mercantil. Hace falta acreditar quién puede firmar en nombre de la sociedad. Un poder caducado o revocado obliga a rehacer el trámite antes de seguir, y renovarlo lleva su tiempo.

Inventario de bienes y derechos. Maquinaria, vehículos, existencias, equipos informáticos, marcas y patentes, participaciones en otras sociedades. De cada elemento conviene anotar si está financiado, con qué producto y a nombre de quién figura. Un bien financiado y uno libre de cargas no se registran igual en el inventario.

Relación de acreedores. El documento que más se agradece tener empezado. Por cada uno: nombre, NIF, domicilio, importe, fecha de vencimiento y si existe alguna garantía. En hoja de cálculo, no en PDF ni en un listado del programa sin exportar.

Relación de trabajadores. Contratos, antigüedad, categoría, salario, nóminas o cuotas pendientes, y los últimos RNT y RLC.

Procesos judiciales, requerimientos y embargos. Todos, incluidos los que se dieron por perdidos o por resueltos, con número de autos, juzgado y abogado o procurador que llevó el asunto.

Contratos de obra en vigor, arrendamientos, seguros y suministros. Definen los compromisos futuros de la sociedad. Pesan de forma directa en el análisis de si la actividad puede sostenerse, y por eso no son papeleo de relleno. Cuando lo que se estudia es la continuidad, son también el material con el que se trabaja un plan de reestructuración.

Cómo entregarla para que sirva

El formato cambia el plazo. Esta es la regla práctica:

Tres hábitos que ahorran horas: una carpeta por bloque, el nombre del fichero con el ejercicio y la fecha, y ningún documento recortado. Si un contrato tiene anexos, van los anexos.

Los cinco errores que más tiempo cuestan

1. Filtrar antes de entregar. Es el error más caro. Decidir por cuenta propia qué acreedor no cuenta, qué cuenta ya no importa o qué deuda es pequeña puede dejar fuera información cuya incorporación posterior es mucho más laboriosa. Se entrega todo y se ordena después.

2. Esperar a tenerlo completo para empezar. No hace falta. Se empieza por accesos y bancos, y el resto se va incorporando.

3. Pedir a la gestoría los papeles del concurso sin decir cuáles. Conviene enviarles esta lista por bloques, con nombre de modelo y ejercicio.

4. Olvidar el programa anterior. Si hubo migración, la información de los ejercicios previos suele estar solo en el sistema antiguo o en una copia de seguridad. Localizarla al final es lo que dispara los plazos.

5. Pedir la Norma 43 tarde. Es el documento con más caducidad práctica de toda la lista.

Cuando lo que se está valorando es abrir una fase previa antes de llegar al concurso, el material es el mismo: también se sostiene sobre estos documentos comunicar la apertura de negociaciones con los acreedores.

Si falta algo, y si tu empresa es una microempresa

No todas las sociedades conservan todo, y que falte un documento concreto no impide empezar a trabajar. Lo que hay que saber es qué falta, por qué falta y dónde puede estar. El tratamiento que se le dé después en la solicitud lo decide el abogado que la firma. Lo que no tiene sustituto es la información que sí existe y que nadie ha ido a buscar.

Hay además una diferencia importante de envase. Desde el 1 de enero de 2023 existe un procedimiento especial para microempresas, de aplicación obligatoria para los deudores con actividad empresarial que tuvieron una media de menos de diez trabajadores el año anterior y, además, un volumen de negocio inferior a 700.000 euros o un pasivo inferior a 350.000 euros. Ese procedimiento es electrónico y se tramita con formularios normalizados. La información de fondo que hay que reunir es prácticamente la misma que la de esta guía: lo que cambia es el continente y el modo de presentación. Saber de qué lado del umbral está la sociedad es de las primeras cosas que conviene calcular, porque condiciona el procedimiento aplicable. La comprobación caso por caso, con las cuentas delante, es parte del trabajo previo.

Si solo tienes cuarenta y ocho horas, este es el orden

1. Certificado digital de la sociedad, y comprobar que funciona.

2. Usuario con máximos permisos en el programa de gestión.

3. Norma 43 o Excel de movimientos de todas las cuentas, empezando por las que estén a punto de cerrarse.

4. Certificados de deuda de AEAT y TGSS.

5. Sumas y saldos y mayores del ejercicio en curso.

6. Relación de acreedores, aunque sea en borrador y con importes aproximados.

7. Todo lo demás.

Con los seis primeros puntos se puede empezar a trabajar con números en lugar de con impresiones. Es también el material de partida de el análisis previo de dos o tres semanas. Sin ellos, cualquier conversación sobre el concurso se apoya en intuiciones.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta toda esta documentación desde el primer día?

No. Para empezar es suficiente con los accesos a los programas de gestión, el certificado digital de la sociedad y los movimientos bancarios. El resto se va incorporando mientras se trabaja. Lo que sí conviene es empezar por ahí, porque son los documentos que dependen de terceros y los que más tardan en aparecer.

¿Por qué se piden también las cuentas bancarias canceladas?

Porque una cuenta cerrada dentro del periodo analizado puede contener operaciones que siguen teniendo efecto: un préstamo refinanciado, un aval ejecutado, cobros que no llegaron a contabilizarse. Además, cuando la cuenta se cancela, el histórico puede dejar de estar disponible en la banca electrónica. Recuperarlo después suele exigir pedírselo a la entidad, con el plazo que eso lleve. Por eso conviene descargarlo cuanto antes.

¿Qué es un fichero Norma 43 y dónde se descarga?

Es un formato normalizado de extracto bancario. Cuando la entidad lo ofrece, se descarga desde la banca electrónica, normalmente en el apartado de extractos o de exportación de movimientos, eligiendo el formato N43 o cuaderno 43. Su ventaja es que se procesa de forma automática, mientras que un extracto en PDF hay que transcribirlo a mano.

¿Puedo dejar fuera acreedores pequeños o deudas que creo que ya están resueltas?

No conviene. Decidir por cuenta propia qué se incluye y qué no es el error que más problemas causa después, porque la información omitida es mucho más laboriosa de incorporar más tarde. Lo prudente es entregar todo lo que exista, incluidas las reclamaciones que se dieron por cerradas, y que sea el análisis el que determine qué papel juega cada cosa.

¿Y si la contabilidad está incompleta o hubo un cambio de programa?

Es una situación frecuente y no impide empezar. Lo importante es preservar las copias de seguridad del sistema antiguo sin depurar nada y localizar quién hizo la migración. Buena parte del trabajo de un análisis previo consiste precisamente en reconstruir y conciliar lo que quedó por el camino.

¿La lista es la misma si mi empresa va por el procedimiento especial para microempresas?

La información de fondo es prácticamente la misma. Lo que cambia es la forma de presentarla: ese procedimiento es electrónico y utiliza formularios normalizados. Determinar si la sociedad está por debajo de los umbrales es uno de los primeros cálculos que hay que hacer, porque condiciona el procedimiento aplicable y la forma de presentarlo.

¿Quién puede pedir esta documentación a la gestoría?

El propio administrador, o quien tenga poderes vigentes de la sociedad. Conviene enviar la petición por escrito y por bloques, indicando modelo y ejercicio, en lugar de pedir de forma genérica los papeles del concurso. Una petición concreta es más fácil de atender; una genérica suele volver incompleta.

Antes de decidir nada, los números

Reunir esta documentación tiene sentido por sí mismo: es la base sobre la que se calcula en qué situación está realmente la sociedad. Si prefieres que ese cálculo lo haga alguien de fuera, nuestro análisis económico-financiero preconcursal es dos o tres semanas de trabajo sobre esta información, con un presupuesto cerrado a medida, que se fija tras una primera valoración del volumen de la sociedad y sin coste para ti.

Al terminar tienes tres cosas por escrito: la situación real de la empresa, una estimación del coste del concurso y las opciones que contempla la normativa para una sociedad en esa situación, con su hoja de ruta. Lo que se haga después se decide con esos números delante, y con el abogado que vaya a firmar la solicitud.

Si lo que necesitas ahora es solo ordenar el material, puedes enviar la lista por bloques a tu gestoría o hablar con nosotros antes de dar ningún paso.

Nota final. Hold SCC Europa SL (B88199237, Paseo Imperial 14, 28005 Madrid) no es un despacho de abogados y no presta asesoramiento jurídico. Esta página describe información de carácter general sobre la documentación económica y financiera de una sociedad. El concurso de acreedores se solicita ante el juzgado de lo mercantil con abogado y procurador, y las decisiones sobre el procedimiento corresponden al juzgado.